IT un AI audits uzņēmumiem.

Kad audits ir pareizais nākamais solis.

Šis pakalpojums ir domāts 10—200 darbinieku uzņēmumiem, kuros vadība jūt, ka darba apjoms aug ātrāk nekā apgrozījums, bet nevar precīzi pateikt, kurā vietā. Parasti tas izpaužas tā, ka katrs jauns pasūtījumu vilnis prasa vēl vienu cilvēku, atskaišu gatavošana aizņem pusi no pirmdienas, un neviens uzņēmumā nezina, cik reižu nedēļā konkrētais dokuments tiek pārrakstīts no vienas sistēmas otrā.

Audits ir īstajā vietā, ja atpazīstat vismaz divas no šīm situācijām:

• Uzņēmumā darbojas trīs vai vairāk sistēmas, kas savā starpā nesarunājas — piemēram, grāmatvedība, CRM un noliktavas uzskaite.
• Vadības atskaites tiek gatavotas manuāli izklājlapās un līdz sēdei ir novecojušas.
• Ir saņemti piedāvājumi no piegādātājiem, bet nav neatkarīga viedokļa, vai piedāvātais risinājums vispār risina jūsu problēmu.
• AI tēma ir uz galda — no valdes, no konkurentiem vai no darbiniekiem, kas jau lieto rīkus paši — bet nav skaidrs, kur sākt un ko drīkst darīt ar klientu datiem.
• Kāds process ir jāautomatizē, bet iepriekšējais mēģinājums beidzās ar sistēmu, kuru neviens nesāka lietot.

Kam audits nav vajadzīgs. Ja uzņēmumā ir viens skaidri definēts process, ko vajag automatizēt, un jau ir zināms, kā tas jādara, audits ir lieks solis — tad uzreiz runājam par sistēmu integrāciju un procesu automatizāciju. Tāpat audits nav domāts uzņēmumiem, kas meklē cenu aptauju vairākiem piegādātājiem: šī nav tehniskā specifikācija, bet lēmuma pamats.

Četri dokumenti, nevis prezentācija.

Audita rezultāts ir materiāls, ko var likt uz galda vadības sēdē un pēc kura var pieņemt lēmumu par budžetu. Tas sastāv no četrām daļām.

Esošo procesu un sistēmu karte

Shēma, kurā redzams, kā informācija reāli ceļo starp cilvēkiem, nodaļām un sistēmām — nevis kā tam vajadzētu notikt pēc procedūras apraksta. Katram pārejas punktam fiksējam, kas to izpilda, cik bieži tas notiek un cik ilgi aizņem. Šī karte parasti ir pirmā reize, kad vadība redz, ka viens un tas pats dokuments tiek ievadīts trīs reizes.

Prioritizēts automatizācijas iespēju saraksts

Katrai iespējai norādām aptuveno gada ietaupījumu darba stundās, aptuveno ieviešanas izmaksu robežu un ieviešanas sarežģītību. Saraksts ir sakārtots pēc atdeves attiecības pret sarežģītību, tāpēc pirmās trīs rindas parasti ir tās, ar ko sākt. Ja kāda iespēja izskatās pievilcīga, bet praksē neatmaksāsies, tā paliek sarakstā ar paskaidrojumu, kāpēc to nevajag darīt — tas ir tikpat vērtīgs rezultāts kā ieteikums rīkoties.

Ieteikumi datu drošībai un AI rīku lietošanas kārtībai

Fiksējam, kuri dati uzņēmumā ir tādi, ko nedrīkst nodot ārējiem AI pakalpojumiem, kuri procesi jau šodien notiek ārpus kontroles (darbinieki, kas paši lieto publiskus rīkus ar klientu datiem), un ko praktiski nozīmē GDPR katrā no ieteiktajām integrācijām. No tā top īss, lasāms AI lietošanas noteikumu dokuments, ko var izplatīt komandā.

Ieviešanas ceļa karte 6—12 mēnešiem

Posmi ar aptuveniem termiņiem un budžeta aplēsi katram. Ceļa karte ir veidota tā, lai katrs posms dotu izmērāmu rezultātu pirms nākamā sākuma — proti, lai jebkurā brīdī varētu apstāties, un līdz tam ieguldītais joprojām strādātu.

Visi četri dokumenti ir jūsu īpašums. Tos var izmantot kā tehnisko uzdevumu citam piegādātājam vai iekšējai komandai, un tas ir pilnīgi pieņemami — audits ir apmaksāts atsevišķi tieši tāpēc, ka tā objektivitāte nedrīkst būt atkarīga no tā, vai pēc tam sekos ieviešanas līgums.

Četri posmi divās līdz četrās nedēļās.

0. nedēļa — bezmaksas saruna un apjoma noteikšana

Trīsdesmit minūtes, lai saprastu, vai audits vispār ir vajadzīgs. Šajā sarunā parasti jau top skaidrs, cik procesus ir vērts iekļaut. Pēc tās saņemat fiksētas cenas piedāvājumu ar precīzu apjomu. Ja izrādās, ka problēma ir šaurāka, nekā izskatījās, to pasakām — audits uzņēmumam, kam tas nav vajadzīgs, ir slikts darījums abām pusēm.

1. nedēļa — intervijas ar procesu izpildītājiem

Runājam ar cilvēkiem, kas procesus izpilda ikdienā: grāmatvedi, pārdošanas asistentu, noliktavas pārzini. Ne ar vadītāju, kas apraksta, kā process ir domāts. Šī atšķirība ir audita jēgas kodols — lielākā daļa neveiksmīgo automatizācijas projektu automatizē procesu, kas dokumentos izskatās citādi nekā dzīvē. Katra intervija ir 60—90 minūtes.

Šajā posmā arī fiksējam sākuma stāvokli skaitļos: cik reižu nedēļā process notiek, cik ilgi katra reize prasa, cik cilvēku iesaistīti. Šie skaitļi ir tie, pret kuriem vēlāk mēra ieguvumu — bez tiem jebkurš vēlākais apgalvojums par ietaupījumu būtu tikai aplēse.

2. nedēļa — sistēmu un datu plūsmas izsekošana

Skatāmies esošajās sistēmās skatīšanās režīmā: kādi lauki tiek aizpildīti, kur dati dublējas, kuras integrācijas jau eksistē un kuras ir salauztas. Pārbaudām arī, kas notiek ar failiem, kas nekad neienāk nevienā sistēmā — e-pasta pielikumi, koplietotās mapes, izdrukas.

3.—4. nedēļa — analīze, prioritizēšana un nodošana

Sagatavojam četrus dokumentus un prezentējam tos vadībai 90 minūšu sarunā. Prezentācijā ejam cauri pirmajām trim ieteiktajām darbībām un atbildam uz jautājumiem par aplēsēm. Pēc tam dokumenti paliek jums.

Kad process pirmo reizi kļūst redzams.

Verbasco, nerūsējošā tērauda cauruļu un industriālo komponenšu B2B piegādātājs Valmierā, sākotnēji vērsās ar konkrētu jautājumu par Odoo CRM. Izsekojot datu ceļu, atklājās, ka lielākais manuālā darba apjoms nav pārdošanā, bet piegādes noslēgumā: katram sūtījumam apstiprinājums par saņemšanu un piegādes dokumentu parakstīšana tika kārtoti ar rokām un ārpus sistēmas, tāpēc piegādes statuss nebija redzams turpat, kur pārdošanas dati.

Tas ir tipisks audita atradums: problēma, ko uzņēmums izjūt kā „CRM neder”, izrādās process, kas vispār nenotiek sistēmā.

Lasīt visu Verbasco Odoo CRM ieviešanas stāstu →

Fiksēta cena, noteikta pirms darba sākuma.

Audits netiek rēķināts pa stundām. Cena tiek fiksēta piedāvājumā pēc bezmaksas sarunas un nemainās, arī ja darbs izrādās apjomīgāks, nekā plānots. Robežas 10—200 darbinieku uzņēmumam:

Cenas norādītas bez PVN. Ko cena ietekmē: iesaistīto procesu skaits, sistēmu skaits un tas, cik daudz no esošā procesa vispār ir dokumentēts. Ko cena neietekmē: uzņēmuma apgrozījums.

Kā audits atmaksājas. Vienkāršs rēķins: ja audits atrod vienu procesu, kas patērē 20 darba stundas mēnesī, un tā automatizācija maksā 4 000 EUR, ieguldījums atgriežas aptuveni gada laikā un pēc tam turpina strādāt. Audits pats par sevi neko neietaupa — tas nosaka, kurā vietā ieguldīt, lai neietaupītu nepareizajā.

Jautājumi, ko uzdod pirms audita.