Verbasco: piegādes apstiprināšana un dokumentu parakstīšana notiek sistēmā.

Process, kas beidzās ārpus sistēmas.

Industriālo komponenšu piegādē katrs sūtījums beidzas ar diviem soļiem: apstiprinājumu, ka prece ir saņemta, un piegādes dokumentu parakstīšanu. Abi šie soļi ir tie, kas nosaka, kad var izrakstīt rēķinu un kad darījums ir slēgts.

Verbasco gadījumā abi tika kārtoti manuāli, katram sūtījumam atsevišķi un ārpus sistēmas — pa e-pastu, telefoniski, ar parakstītiem papīriem, kas pēc tam tika skenēti. Sekas nebija dramatiskas nevienā atsevišķā gadījumā, un tieši tāpēc problēma bija grūti pamanāma: katrs sūtījums prasīja tikai dažas minūtes. Summējot pa mēnesi un reizinot ar sūtījumu skaitu, tas bija ievērojams darba apjoms, ko neviens neuzskaitīja.

Otra, svarīgākā problēma bija redzamība. Piegādes statuss neatradās turpat, kur pārdošanas dati, tāpēc uz jautājumu „kur ir šis pasūtījums?” atbildi varēja dot tikai konkrētais darbinieks, kas to kārtoja. Sākotnējais pieteikums mums arī skanēja kā jautājums par CRM, nevis par piegādi — tikai izsekojot datu ceļu, kļuva skaidrs, kur laiks patiesībā pazūd.

Piegādes solis ievilkts Odoo iekšienē.

Ieviesta automatizēta preču piegādes apstiprinājuma sistēma un piegādes dokumentu parakstīšana, kā arī Odoo CRM pielāgojumi faktiskajam pārdošanas procesam — nevis otrādi, proti, nevis process tika pielāgots tam, ko sistēma no kastes prot.

Apstiprinājums un paraksts vienā plūsmā

Piegādes apstiprinājums un dokumentu parakstīšana notiek sistēmā, un rezultāts nekavējoties ir redzams pie pasūtījuma. Tas nozīmē, ka piegādes statusu var redzēt jebkurš, kam ir pieeja pasūtījumam, nevis tikai tas, kurš to kārtoja.

Odoo pielāgots reālajam pārdošanas procesam

Standarta Odoo pārdošanas plūsma pieņem konkrētu darba secību. Industriālo komponenšu piegādē tā vietām atšķiras — piedāvājumi ar garākiem termiņiem, daļējas piegādes, tehniskas specifikācijas, kas precizējas ceļā. Pielāgojumi tika veikti tā, lai darbiniekam nebūtu jāapiet sistēma, jo tieši apiešana ir tā, kas parasti nogalina CRM ieviešanu.

Darbs pa posmiem

Katrs solis tika nodots darbā pirms nākamā sākuma. Ikdienas piegādes nevienā brīdī neapstājās — tas ir pamatnosacījums uzņēmumā, kur piegāde ir pats produkts, un arī iemesls, kāpēc šis projekts nav „palaišana” ar konkrētu datumu, bet virkne mazu pārslēgumu.

Trīs izmaiņas darba ikdienā.

• Piegādes apstiprinājumi un dokumentu parakstīšana vairs netiek kārtoti ar rokām katram sūtījumam.
• Piegādes statuss un parakstītie dokumenti glabājas sistēmā, nevis izkaisīti pa atsevišķiem sūtījumiem.
• Pārdošanas process strādā Odoo CRM, nevis ap to.

Piegādes ziņa bez darbinieka iesaistes.

Nākamais solis, par kuru jau ir vienošanās: klients saņem piegādes apstiprinājuma saiti automātiski, tiklīdz no kurjera pienākusi informācija par piegādi — bez atsevišķas darbinieka iesaistes.

Tas, ka projekts šeit ir aprakstīts kā nepabeigts, nav trūkums, ko aizmirsām noslēpt. Pakāpeniska ieviešana nozīmē, ka vienmēr ir nākamais posms, un uzņēmums jebkurā brīdī var izlemt to nedarīt — līdz tam ieguldītais turpina strādāt.

Divi secinājumi, kas attiecas arī uz citiem uzņēmumiem.

Problēma, ko uzņēmums izjūt, un problēma, kas maksā, bieži nav viena un tā pati. Sākotnējais jautājums bija par CRM. Faktiskais laika patēriņš bija piegādes noslēgumā, procesā, kas vispār nenotika sistēmā. Tas ir tipisks iemesls, kāpēc audits sākas ar datu ceļa izsekošanu, nevis ar sistēmas izvēli.

Process, kas darbiniekam ir jāapiet, netiek lietots. CRM ieviešanas neveiksmes reti ir tehniskas. Ja sistēma pieņem citu darba secību, nekā notiek dzīvē, darbinieks atgriežas pie izklājlapas, un pēc pusgada uzņēmums maksā par abiem. Pielāgošana faktiskajam procesam ir dārgāka sākumā un lētāka kopumā — sistēmu integrācijas projektos tas ir galvenais lēmums.