Sistēmu integrācija un procesu automatizācija.

Kad integrācija atmaksājas ātrāk par jaunu sistēmu.

Tipiskais uzņēmums, ar ko strādājam šajā formātā, jau ir iegādājies programmatūru — CRM, grāmatvedības sistēmu, noliktavas uzskaiti, e-veikalu — un katra no tām atsevišķi darbojas labi. Problēma ir robežās starp tām. Pasūtījums no e-veikala tiek pārrakstīts grāmatvedībā, piegādes statuss tiek jautāts pa telefonu, un neviens nezina kopējo bildi, kamēr kāds nesavāc to izklājlapā.

Šis pakalpojums ir īstajā vietā, ja:

• viens un tas pats dokuments vai pasūtījums tiek ievadīts divās vai trīs sistēmās;
• vadības atskaites tiek savāktas manuāli un tāpēc tiek gatavotas retāk, nekā vajadzētu;
• kāds darbinieks ikdienā veic darbu, ko varētu aprakstīt kā „paņem no šejienes, ieliec tur”;
• ir jau veikts IT un AI audits un ir zināms, ar ko sākt;
• iepriekšējais automatizācijas mēģinājums beidzās ar risinājumu, ko neviens nesāka lietot.

Kam tas nav paredzēts. Ja vēl nav skaidrs, kurš process patērē visvairāk laika, integrācija sāksies no minējuma. Tādā gadījumā lētāk un ātrāk ir sākt ar auditu. Tāpat šis nav pakalpojums uzņēmumiem, kas meklē pilnīgi jaunu sistēmu no nulles — tad runa ir par izstrādi.

Datu plūsmas, kas darbojas bez cilvēka starpniecības.

Automatizētas datu plūsmas starp esošajām sistēmām

Katra plūsma ir konkrēta: no kurienes dati nāk, kur nonāk, kas notiek kļūdas gadījumā un kurš par to saņem ziņu. Tipiskās plūsmas, ko veidojam — pasūtījums no e-veikala uz noliktavu un grāmatvedību, piedāvājums no CRM uz rēķinu, piegādes statuss no kurjera atpakaļ uz klienta paziņojumu, dokumenti no e-pasta uz uzskaites sistēmu.

Atskaites un vadības paneļi, kas atjaunojas paši

Vadības panelis, kurā skaitļi nāk tieši no sistēmām, nevis no izklājlapas, kuru kāds atjauno pirmdienās. Vienojamies par piecām līdz astoņām rādītāju rindām, kas tiešām maina lēmumus, nevis par pilnfunkcionālu analītikas rīku, ko pēc mēneša neviens neatver.

AI konkrētiem uzdevumiem

Tur, kur uzdevums ir dokumenta vai teksta saprašana. Sīkāk — nākamajā sadaļā. Nekur, kur pietiek ar parastu integrāciju.

Dokumentācija un apmācība jūsu komandai

Katrai plūsmai apraksts cilvēku valodā: kas tā ir, kad tā nostrādā, ko darīt, ja tā apstājas. Apmācība notiek ar tiem cilvēkiem, kas procesu izpilda, nevis tikai ar vadību. Šis punkts izklausās pēc formalitātes, bet praksē tieši tas izšķir, vai automatizācija tiek lietota vai apieta.

Uzraudzība un kļūdu brīdinājumi

Integrācija, kas klusi apstājas, ir bīstamāka par tādu, kuras nav — uzņēmums turpina paļauties uz datiem, kas vairs neatjaunojas. Tāpēc katrai plūsmai ir žurnāls un brīdinājums uz e-pastu, ja tā pārstāj strādāt.

Posmi, no kuriem katrs atsevišķi atmaksājas.

Darbs nav viens liels projekts ar nodošanu beigās. Tas ir posmu virkne, un katrs posms tiek nodots darbā pirms nākamā sākuma. Tas nozīmē, ka jebkurā brīdī varat apstāties, un līdz tam ieguldītais turpina strādāt.

1. posms — apjoma noteikšana un pirmā plūsma

2—3 nedēļas. Izvēlamies vienu procesu — parasti to, kas patērē visvairāk stundu un ir vienkāršākais tehniski. Uzbūvējam to, palaižam paralēli esošajam procesam un salīdzinām rezultātus. Šis posms ir arī pārbaude, vai sadarbība darbojas.

2. posms — pārslēgšana un mērīšana

1—2 nedēļas. Kad plūsma strādā pareizi, veco ceļu izslēdzam. Salīdzinām ar sākuma stāvokli, kas fiksēts pirms darba sākuma: cik reižu nedēļā process notiek, cik ilgi tas prasa, cik cilvēku iesaistīti. Bez šī mērījuma ietaupījums paliktu apgalvojums.

3. posms — pārējās plūsmas

4—12 nedēļas atkarībā no apjoma. Nākamās plūsmas pēc tās pašas shēmas, sarindotas pēc atdeves. Šeit parasti pievienojas atskaites un vadības panelis, jo tikai tagad dati atrodas vietās, kur tos var savākt.

4. posms — nodošana

1 nedēļa. Dokumentācija, pieejas, apmācība, uzraudzības iestatījumi. Pēc šī posma sistēma strādā arī tad, ja mēs pazūdam — tas ir mērķis, nevis blakusparādība.

AI tur, kur uzdevums ir saprast, nevis pārvietot.

Vairums integrāciju AI nav vajadzīgs. Datu pārvietošana starp sistēmām ir noteikumu darbs: to var izdarīt precīzi, lēti un paredzami. AI tur būtu dārgāks un mazāk uzticams.

AI ir vietā tur, kur ienākošā informācija nav strukturēta:

• Dokumentu apstrāde. Rēķini, pavadzīmes un līgumi tiek nolasīti, klasificēti un ievadīti sistēmā. Grāmatvedība pārbauda rezultātu, nevis pārraksta datus.
• Ienākošo pieprasījumu šķirošana. E-pasti un formas tiek sadalīti pēc tēmas un steidzamības un nonāk pie pareizā darbinieka.
• Kopsavilkumi. Īss skaidrojums pie vadības atskaites par to, kas mainījies un kāpēc.
• Iekšējais zināšanu asistents. Darbinieki uzdod jautājumus uzņēmuma dokumentiem un saņem atbildi ar norādi uz avotu.

Katrā no šīm vietām vispirms nosakām, kuri dati vispār drīkst nonākt pie ārēja AI pakalpojuma un kur vajadzīgs risinājums, kas darbojas jūsu pašu infrastruktūrā. Tas nav juridiska formalitāte, bet tehniskās arhitektūras lēmums, kas jāpieņem pirms izstrādes, nevis pēc.

Kad piegādes process ienāk sistēmā.

Verbasco piegādēs katrs sūtījums beidzās ar diviem soļiem ārpus sistēmas: apstiprinājumu, ka prece saņemta, un piegādes dokumentu parakstīšanu. Abi tika kārtoti manuāli, katram sūtījumam atsevišķi. Ieviestā automatizācija abus ievilka Odoo iekšienē, un pārdošanas process sāka strādāt sistēmā, nevis ap to. Darbs notika pa posmiem — ikdienas piegādes nevienā brīdī neapstājās.

Lasīt visu Verbasco Odoo CRM stāstu →

Cena par posmu, nevis par projektu.

Katrs posms tiek novērtēts un apstiprināts atsevišķi. Jūs nekad neparakstāties zem summas par darbu, kura apjomu vēl neviens nezina — un mēs neuzņemamies fiksētu cenu darbam, kura apjoms atklāsies tikai pa ceļam. Praksē tas nozīmē, ka pirmais posms ir arī lētākais veids, kā pārbaudīt, vai sadarbība ir tā vērta.

Cenas norādītas bez PVN un ir sākuma orientieris, nevis piedāvājums. Galveno atšķirību rada tas, cik labi esošās sistēmas ļauj datiem iekļūt un izkļūt: sistēmai ar dokumentētu saskarni integrācija ir dažas dienas, sistēmai bez tās — reizēm nedēļas.

Jautājumi, ko uzdod pirms integrācijas.