Cik maksā IT audits uzņēmumam.

Divi pilnīgi atšķirīgi pakalpojumi ar vienu nosaukumu.

Latvijā ar vārdu „IT audits” tirgo vismaz divas dažādas lietas, un tieši tāpēc cenu salīdzināšana bieži neizdodas.

Tehniskās infrastruktūras audits pārbauda serverus, tīklu, dublējumus, licences un drošības iestatījumus. Rezultāts ir saraksts ar tehniskiem trūkumiem un ieteikumiem tos novērst. Šo visbiežāk pārdod IT uzturēšanas uzņēmumi, un tas ir vajadzīgs uzņēmumam, kas uztraucas par drošību vai atbilstību.

Procesu un automatizācijas audits pārbauda, kā uzņēmumā ceļo informācija un kur cilvēki dara darbu, ko varētu nedarīt. Rezultāts ir prioritizēts iespēju saraksts ar aptuvenu ietaupījumu. Tas ir vajadzīgs uzņēmumam, kas uztraucas par efektivitāti.

Abi ir noderīgi, bet tie nav savstarpēji aizvietojami, un to cena veidojas pēc atšķirīgas loģikas. Šis raksts ir par otro — IT un AI auditu, kas noskaidro, kur uzņēmums zaudē laiku.

Četri faktori, un neviens no tiem nav apgrozījums.

1. Procesu skaits

Galvenais cenas dzinējs. Katrs process nozīmē vismaz vienu interviju ar cilvēku, kas to izpilda, plus datu ceļa izsekošanu sistēmās. Divi procesi ir dažas dienas; astoņi procesi ir vairākas nedēļas, jo starp tiem parādās arī savstarpējās saites, kas jāsaprot atsevišķi.

2. Sistēmu skaits un to atvērtība

Uzņēmums ar trim sistēmām, kurām ir dokumentēta saskarne, ir vieglāk izsekojams nekā uzņēmums ar divām sistēmām, no kurām viena ir 2009. gadā pasūtīts risinājums bez dokumentācijas. Auditā tas izpaužas kā laiks, kas aiziet, lai vispār saprastu, kas kurā laukā glabājas.

3. Cik daudz jau ir aprakstīts

Uzņēmums, kuram ir procesu apraksti, amatu instrukcijas un skaidra atbildības sadale, auditam maksā mazāk — nevis tāpēc, ka darbs būtu mazāks, bet tāpēc, ka sākuma punkts ir tuvāk. Uzmanību: apraksti gandrīz vienmēr atšķiras no reālā procesa, tāpēc tie taupa laiku, bet neaizstāj intervijas.

4. Cik cilvēku jāintervē

Ne tas pats, kas darbinieku skaits. Uzņēmumā ar 120 darbiniekiem audits var prasīt sešas intervijas, ja procesus tur reāli izpilda sešas lomas. Uzņēmumā ar 25 darbiniekiem, kur katrs dara mazliet no visa, interviju var būt vairāk.

Kāpēc auditam fiksēta cena ir godīgāka.

Audits ir viens no retajiem IT pakalpojumiem, kura apjomu var noteikt diezgan precīzi jau iepriekš: procesu skaits ir zināms, interviju skaits ir zināms, nodevumu saraksts ir zināms. Tāpēc fiksēta cena šeit ir iespējama — un, kur tā ir iespējama, tā ir godīgāka.

Stundu likme auditā rada nepareizu stimulu: piegādātājs nopelna vairāk, jo ilgāk meklē. Fiksēta cena šo stimulu apgriež otrādi. Praksē tas nozīmē, ka pie fiksētas cenas piegādātājs ir ieinteresēts precīzi noteikt apjomu pirms sākuma — un tā ir saruna, kas jums nāk par labu.

Stundu likme ir pamatota tikai vienā gadījumā: kad pats uzņēmums nezina, cik plaša ir problēma, un vēlas sākt ar dažām dienām, lai to noskaidrotu. Tad tā ir apzināta izpēte, nevis audits.

Orientieri 10—200 darbinieku uzņēmumam Latvijā.

Cenas norādītas bez PVN un ir kārtas lielums, nevis piedāvājums. Lētāk par tūkstoti audits parasti nozīmē vienu sarunu un veidlapu, ko aizpilda pats klients; dārgāk par desmit tūkstošiem — vai nu starptautisku konsultāciju uzņēmumu, vai apjomu, kas jau ietver ieviešanas plānošanu.

Rēķins, ko var izdarīt pirms parakstīšanas.

Audits pats par sevi neko neietaupa. Tas nosaka, kurā vietā ieguldīt, lai neietaupītu nepareizajā. Tāpēc atmaksāšanos rēķina nevis pret audita cenu, bet pret kļūdas cenu.

Vienkāršs piemērs. Uzņēmums apsver 25 000 EUR ieguldījumu jaunā noliktavas sistēmā. Audits par 3 000 EUR var novest pie trim iznākumiem: apstiprina, ka sistēma ir vajadzīga (tad audits ir apdrošināšana, kas maksā 12 % no ieguldījuma); atrod, ka pietiek savienot esošās sistēmas par 8 000 EUR (ietaupīti 17 000 EUR); vai atrod, ka īstā problēma vispār ir citur (ietaupīti 25 000 EUR un atrisināta pareizā problēma).

Otrs rēķins ir vienkāršāks. Ja audits atrod procesu, kas patērē 20 darba stundas mēnesī, un tā automatizācija maksā 4 000 EUR, tad pie 15 EUR stundas izmaksām ieguldījums atgriežas aptuveni gada laikā un pēc tam turpina strādāt. Kā šo rēķinu izdarīt godīgi — atsevišķā rakstā.

Trīs situācijas, kurās auditu labāk nepirkt.

• Kad jau ir skaidrs, kas jādara. Ja uzņēmumā ir viens definēts process, ko vajag automatizēt, un ir zināms, kā, tad audits ir lieks solis. Ejiet uzreiz uz integrāciju.
• Kad nav budžeta ieviešanai. Audits, pēc kura gadu nekas nenotiek, ir dokuments plauktā. Godīgi ir plānot auditu tikai tad, kad ir vismaz aptuvens budžets pirmajam solim.
• Kad vadība jau ir izlēmusi. Ja lēmums par konkrētu sistēmu ir pieņemts un audits tiek pasūtīts, lai to apstiprinātu, tas nav audits, bet dārgs otrais viedoklis. Tādā gadījumā lētāk ir pasūtīt piedāvājuma izvērtējumu — dažas stundas, nevis nedēļas.

Pieci jautājumi, kas ātri atšķir piedāvājumus.

1. Ko tieši es saņemu kā dokumentu? Ja atbilde ir „prezentāciju”, jautājiet, cik lapaspušu un ar kādām sadaļām.
2. Ar cik cilvēkiem jūs runāsiet un kurās lomās? Audits, kas notiek tikai ar vadību, apraksta procesu, kāds tam vajadzētu būt.
3. Vai dokuments būs izmantojams bez jūsu tālākas iesaistes? Ja nē, jūs pērkat ievadu piedāvājumam, nevis auditu.
4. Vai jūs pasakāt arī to, ko nevajag automatizēt? Piegādātājs, kas pelna tikai no ieviešanas, uz šo jautājumu atbild neveikli.
5. Kā tiks fiksēts sākuma stāvoklis? Bez tā vēlāk nevarēs izmērīt, vai ieguldījums atmaksājās.