Odoo CRM Latvijā: pieredze un biežākās kļūdas.

Modulāra biznesa sistēma, kuras CRM ir viena daļa.

Odoo nav CRM sistēma. Odoo ir modulāra biznesa sistēma, kurā CRM ir viens modulis blakus pārdošanai, noliktavai, ražošanai, grāmatvedībai, projektiem un vēl desmitiem citu. Šī atšķirība ir svarīga, jo tā izskaidro gan Odoo galveno priekšrocību, gan tās galveno risku.

Priekšrocība: ja uzņēmumam vajadzīgs CRM, kas sarunājas ar noliktavu un pasūtījumiem, Odoo šo saikni jau satur — nav jābūvē integrācija starp diviem produktiem. Tas ir arī iemesls, kāpēc ražošanas un vairumtirdzniecības uzņēmumiem Odoo bieži ir piemērotāks nekā tīri pārdošanas orientēts CRM.

Risks: tā pati modularitāte padara viegli ieslēdzamu daudz vairāk, nekā uzņēmums spēj sākt lietot. Ieviešana, kas sākas ar astoņiem moduļiem, gandrīz vienmēr beidzas ar diviem lietotiem un sešiem, kas rada troksni.

Un kad labāk kaut kas cits.

Odoo parasti ir pareizā izvēle, ja:

• pārdošanas process ir saistīts ar preču kustību — noliktava, piegādes, komplektācija;
• uzņēmumam vajag vairākus moduļus, kas savstarpēji sarunājas, nevis vienu;
• procesā ir specifika, kas prasīs pielāgojumus, un ir svarīgi, lai tie paliktu jūsu īpašumā;
• uzņēmums vēlas izvairīties no piesaistes pie viena piegādātāja — Odoo Community ir atvērtā koda, un pielāgojumus var pārņemt cita komanda.

Kaut kas cits parasti ir labāk, ja:

• vajag tikai pārdošanas piltuvi un e-pasta sekošanu — tad specializēts CRM ir ātrāk ieviešams un ērtāks;
• uzņēmumā nav neviena, kas uzņemsies sistēmas īpašumu — Odoo bez saimnieka aizaug ātrāk par vienkāršākiem rīkiem;
• budžets ir zem dažiem tūkstošiem — tad ieviešana būs nepabeigta, un nepabeigta Odoo ir sliktāka par izklājlapu.

Trīs izmaksu daļas, no kurām licence ir mazākā.

Biežākais pārsteigums Odoo projektos ir tas, ka licence izmaksu struktūrā ir mazākā pozīcija. Reālais sadalījums izskatās aptuveni tā:

Praktiskais secinājums: piedāvājums, kurā datu pārnesei un apmācībai atvēlēts dažas stundas, nav lētāks piedāvājums — tas ir tas pats projekts ar izlaistu daļu, kas atgriezīsies pēc palaišanas.

Latvijā tas gandrīz vienmēr ir integrācija, nevis migrācija.

Odoo satur savu grāmatvedības moduli, un pirmais impulss ir to izmantot. Latvijā tas praksē reti ir pareizais lēmums: grāmatvedība parasti jau strādā vietējā sistēmā, kuru pārzina grāmatvedis vai ārpakalpojuma birojs, un kura ir pielāgota vietējām atskaišu prasībām.

Biežāk lietotais risinājums ir robeža, nevis pārcelšana: pārdošana, pasūtījumi un noliktava dzīvo Odoo, un uz grāmatvedības sistēmu aiziet gatavi dokumenti — rēķini, pavadzīmes, apmaksas statusi. Tā ir viena skaidri definēta datu plūsma, kas maksā daudz mazāk nekā grāmatvedības procesa pārcelšana un neprasa pārkvalificēt cilvēkus.

Grāmatvedību Odoo iekšienē ir vērts apsvērt tikai tad, kad uzņēmums jau tāpat maina grāmatvedības sistēmu vai kad ārējā sistēma vispār neļauj datiem iekļūt un izkļūt.

Kas nogalina ieviešanu.

1. Pārāk daudz moduļu uzreiz

Ieslēgt ir viena minūte, ieviest — mēneši. Sāciet ar to daļu procesa, kas jau šodien rada visvairāk manuāla darba, un pievienojiet nākamo tikai tad, kad pirmā tiešām tiek lietota.

2. Sistēma pielāgota tam, kā process ir aprakstīts

Nevis tam, kā tas notiek. Ja sistēma pieņem citu darba secību, nekā notiek dzīvē, darbinieks atgriežas pie izklājlapas, un uzņēmums maksā par abiem. To atklāj tikai saruna ar cilvēkiem, kas procesu izpilda ikdienā — tas pats iemesls, kāpēc audits sākas ar intervijām, nevis ar sistēmas izvēli.

3. Nav sistēmas saimnieka uzņēmumā

Odoo ir dzīva sistēma: procesi mainās, lauki noveco, atskaites prasa pielāgošanu. Bez viena cilvēka uzņēmumā, kas par to atbild, pēc gada neviens vairs nezina, kāpēc konkrētais lauks eksistē.

4. Datu pārnese kā pēdējais solis

Vēsturiskie dati gandrīz vienmēr ir netīrāki, nekā gaidīts — dublējoši klienti, tukši lauki, nesakritīgi nosaukumi. Ja to atklāj nedēļu pirms palaišanas, palaišana tiek atlikta. Datu kvalitātes pārbaude ir projekta sākuma, nevis beigu uzdevums.

5. Pielāgojumi bez dokumentācijas

Pielāgojumi, ko nav dokumentējis neviens, padara jebkuru nākamo atjauninājumu par riskantu operāciju un uzņēmumu — atkarīgu no viena piegādātāja. Prasiet, lai pielāgojumu kods un apraksts būtu jūsu repozitorijā, nevis tikai piegādātāja.

Kad īstā problēma nav CRM.

Verbasco, industriālo komponenšu B2B piegādātājs, sākotnēji vērsās ar jautājumu par Odoo CRM. Izsekojot datu ceļu, atklājās, ka lielākais manuālā darba apjoms nav pārdošanā, bet piegādes noslēgumā: piegādes apstiprināšana un dokumentu parakstīšana notika ārpus sistēmas, katram sūtījumam atsevišķi.

Risinājums bija abus soļus ievilkt Odoo iekšienē un pielāgot CRM faktiskajam pārdošanas procesam — nevis otrādi. Tas ir tipisks gadījums, kad problēma, ko uzņēmums izjūt kā „CRM neder”, izrādās process, kas vispār nenotiek sistēmā.

Lasīt visu Verbasco stāstu →