E-rēķini no 2028. gada: kas jāzina uzņēmumam.

Kas notika, kas notiek un kas vēl priekšā.

Sākotnēji prasība uzņēmumu savstarpējiem rēķiniem bija paredzēta no 2026. gada. 2025. gada jūnijā Saeima to pārcēla uz 2028. gadu, jo liela daļa uzņēmumu — īpaši mazie — tam nebija gatavi, un arī valsts risinājumi prasīja uzlabojumus. Tātad: ja kāds jums 2026. gadā saka, ka e-rēķini starp uzņēmumiem jau ir obligāti, tā vairs nav taisnība.

Dati, ko var nolasīt sistēma, nevis cilvēks.

Strukturēts elektroniskais rēķins ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts mašīnlasāmā formātā, lai saņēmēja sistēma to varētu apstrādāt automātiski. Latvijā tam jāatbilst Eiropas standartam EN 16931 — praksē tas ir XML fails ar noteiktiem obligātiem laukiem.

• Nav e-rēķins: PDF e-pastā, skenēts papīra rēķins, Word vai Excel fails, fotogrāfija.
• Ir e-rēķins: strukturēts fails atbilstoši EN 16931, nosūtīts pa atbilstošu kanālu.
• Var būt abi: sistēma var sagatavot XML failu un tam pievienot PDF cilvēkam ērtai apskatei. Juridiski par e-rēķinu uzskata strukturēto failu.

Šī atšķirība nav formalitāte. PDF rēķinu saņēmējs joprojām pārraksta ar rokām; e-rēķinu viņa sistēma var ievadīt pati. Tieši tur ir ieguvums, kas atmaksājas vēl pirms 2028. gada.

Latvijas uzņēmumi savā starpā — abos virzienos.

Prasība attiecas uz rēķiniem, ko Latvijā reģistrēts uzņēmums izraksta citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, un uz rēķiniem budžeta iestādēm. Rēķiniem privātpersonām un ārvalstu uzņēmumiem šī prasība neattiecas. Robežgadījumus — piemēram, filiāles vai pašnodarbinātos — vērts pārrunāt ar grāmatvedi.

Bieži aizmirstā puse — saņemšana. Ja jūsu piegādātāji no 2028. gada sūtīs e-rēķinus, jums tie būs jāspēj saņemt un apstrādāt. Uzņēmums, kas sagatavojies tikai rēķinu izrakstīšanai, janvārī atklās, ka ienākošie rēķini nonāk vietā, kuru neviens neskatās.

Trīs kanāli.

• E-adrese — valsts kanāls bez maksas. Portālā latvija.gov.lv ir e-rēķina forma, kas sagatavo gan XML, gan PDF failu. Ērta nelielam rēķinu skaitam, bet katrs rēķins tiek ievadīts ar roku.
• Peppol pakalpojumu sniedzēji — maksas pakalpojums, parasti vienkāršāk savienojams ar grāmatvedības, rēķinu vai e-veikala sistēmu. Der arī rēķiniem uz citām ES valstīm.
• Tieša apmaiņa — ja abas puses vienojas par citu kanālu, piemēram, tiešu sistēmu savienojumu. E-pasts ir iespējams, bet valsts to neiesaka drošības dēļ.

Kas jādara, atkarīgs no tā, kur rēķins dzimst.

Rēķinus izrakstāt grāmatvedības programmā

Visvienkāršākais gadījums. Pajautājiet programmas piegādātājam, kā un kad tiks nodrošināta e-rēķinu sūtīšana, saņemšana un datu nodošana VID, un izmēģiniet to ar vienu klientu vēl 2026. vai 2027. gadā, nevis pirmo reizi 2028. gada janvārī.

Rēķinu ir maz

Ja mēnesī izrakstāt dažus rēķinus, var pietikt ar bezmaksas formu e-adresē. Tā prasa ievadīt rēķinu ar roku, tāpēc, pieaugot apjomam, tā ātri kļūst par to pašu manuālo darbu, no kura e-rēķini teorētiski atbrīvo.

Rēķini dzimst CRM, Odoo, e-veikalā vai pašu sistēmā

Šeit ir lielākais darbs, un to visbiežāk pamana pārāk vēlu. Ja rēķinu izveido pārdošanas vai pasūtījumu sistēma, e-rēķins jāveido tur — grāmatvedības programmas atjauninājums to neatrisinās. Tas nozīmē savienojumu starp šo sistēmu un e-adresi vai Peppol, un to var izdarīt mierīgi, pa posmiem. Šādus savienojumus veidojam mēs — sīkāk e-rēķinu ieviešanas lapā.

Seši soļi, kas neprasa neko pirkt.

• Saskaitiet, kur rēķini tiek izveidoti. Grāmatvedībā, CRM, e-veikalā, Excel? Katra vieta ir atsevišķs uzdevums.
• Pārbaudiet klientu datus. E-rēķinam vajag precīzus rekvizītus — reģistrācijas numuru, PVN numuru, adresi. Nepilnīgi klientu dati ir biežākais iemesls, kāpēc strukturēts rēķins netiek pieņemts.
• Pajautājiet sistēmu piegādātājiem. Ko viņi nodrošinās un kad? Atbilde „strādājam pie tā” 2026. gadā ir iemesls sekot līdzi, nevis nomierināties.
• Izvēlieties kanālu. E-adrese nelielam apjomam, Peppol, ja rēķinu ir daudz vai tie jāsūta arī uz ārvalstīm.
• Sāciet ar ienākošajiem rēķiniem. Tur ieguvums ir tūlītējs: katrs strukturēti saņemts rēķins ir rēķins, ko grāmatvedībai nav jāpārraksta.
• Izmēģiniet brīvprātīgi. 2026. un 2027. gads ir paredzēts tieši tam. Kļūda, kas atklājas izmēģinājumā, maksā stundu; tā pati kļūda 2028. gada janvārī — neapmaksātu rēķinu.

Četri apgalvojumi, kas nav gluži tā.

„Mēs jau sūtām rēķinus elektroniski”

PDF pa e-pastu ir elektronisks rēķins, bet nav e-rēķins likuma izpratnē. Pēc 2028. gada tas nepietiks.

„Tas ir grāmatveža jautājums”

Tikai tad, ja rēķini dzimst grāmatvedības programmā. Daudzos uzņēmumos tos izveido pārdošanas vai pasūtījumu sistēma, un tad tas ir IT jautājums, ko grāmatvedis viens pats nevar atrisināt.

„Līdz 2028. gadam vēl tālu”

Sistēmu piegādātājiem, Peppol pakalpojumu sniedzējiem un izstrādātājiem 2027. gada otrā pusē būs vairāk darba nekā jebkad. Kas sāk agrāk, tas izvēlas; kas sāk vēlāk — gaida rindā.

„Vajadzēs mainīt grāmatvedības sistēmu”

Reti. Vairumā gadījumu pietiek ar esošās sistēmas atjauninājumu vai atsevišķu savienojumu. Sistēmas maiņa tikai e-rēķinu dēļ parasti ir dārgākais iespējamais ceļš uz to pašu rezultātu.

Informācija pārbaudīta 2026. gada 30. septembrī. Avoti: Finanšu ministrija, VID, Eiropas Komisija. Raksts nav juridiska konsultācija; konkrētiem gadījumiem sekojiet aktuālajām VID vadlīnijām.